PROJET KIRA : ATELIER DE MISE A NIVEAU DES COMITES PROVINCIAUX DE VERIFICATION ET DE VALIDATION

La Cellule Technique Nationale chargée de la mise en œuvre du Financement Basé sur la Performance (CT-FBP) a animé du 6 au 9 février 2018 à l’hôtel le Paradis à Kayanza un atelier de mise à niveau des membres des équipes de vérification des Comités Provinciaux de Vérification et de Validation des prestations des formations sanitaires (CPVV).

Toutes les provinces sanitaires ont été représentées. Au total deux cent participants venus de tous les coins du pays se sont réunis pour échanger et discuter des modalités pratiques de vérification dans le cadre du Projet KIRA. Les délégués de l’Enabel (nom remplaçant la dénomination CTB) et celui de CORDAID avaient aussi répondu au rendez-vous.

Dans son mot d’ouverture des travaux de l’atelier, Dr Jean Kamana, Coordonnateur de la CT-FBP a précisé que l’objectif de l’atelier est d’harmoniser les techniques de vérification dans toutes les formations sanitaires. Il a recommandé à tous les vérificateurs d’avoir une même vision, orientation et convergence sur les méthodes et pratiques d’évaluation des prestations des formations sanitaires. La solidarité entre les vérificateurs, la résolution des difficultés par le biais d’échange et d’entraide ont été aussi suggérées.

La rigueur et la fermeté sont les seules guidons durant l’exercice de vérification. Face aux différentes sollicitations, Dr Kamana a rappelé aux vérificateurs de résister, rester fermes et intransigeants dans la simplicité. Dans cet exercice la légèreté doit céder la place au professionnalisme a-t-il poursuivi.

Il a précisé que les auditeurs des institutions qui financent la réforme constatent souvent des irrégularités lorsqu’ils sont sur terrain alors que le manuel des procédures mentionne le rôle du vérificateur dans le processus de mise en œuvre du FBP. Des écarts entre les notes attribuées aux formations sanitaires lors des évaluations faites pour les différents indicateurs contractualisés doivent être minimisés. Il a poursuivi en disant que si le travail de vérification est bien réalisé, cela va influencer les partenaires indécis à financer la réforme car en effet, la rigueur crée et augmente la confiance.

Dr Jean Kamana a insisté beaucoup sur le respect des outils de mise en œuvre du FBP notamment le manuel des procédures. Ce dernier est récent et vient d’être revu pour mieux préciser les tâches des vérificateurs. C’est aussi un outil qui a pris en compte des préoccupations émises par les vérificateurs eux-mêmes et donne des orientations en cas de conflit ou de tergiversation durant l’exercice de vérification. Que donc ce document soit la bible de tous les vérificateurs au moment de l’évaluation a-t-il insisté.

Communications données durant l’atelier

Les travaux se sont poursuivis par les communications du Dr Olivier Basenya et Dr Ndindurwaha Thaddée, cadres de la CT-FBP. Dr Olivier a rappelé l’historique du FBP clinique depuis sa mise en œuvre il y a sept ans. Les vérifications portent sur la quantité et la qualité.

Au niveau de la quantité, sur une base mensuelle les vérificateurs du CPVV doivent vérifier toutes les prestations de toutes les formations du niveau périphérique à savoir tous les Centres de Santé (CDS) et Hôpitaux de District ayant un contrat FBP. Concernant l’évaluation qualitative, elle a lieu tous les trois mois dans les CDS et c’est le CPVV qui en est responsable. Au niveau des Hôpitaux de Districts, les vérificateurs participent aux évaluations de la qualité technique par les pairs.

Poursuivant son exposé, Dr Olivier Basenya a précisé que les orientations actuelles vont porter sur le l’amélioration de la mise en œuvre du FBP avec un focus particulier sur la qualité des soins et le FBP communautaire. . La mise en œuvre de ce dernier sera progressive avec le concours du Gouvernement et des partenaires techniques et financiers. En 2018, les interventions auront lieu dans les provinces Gitega, Kayanza, Kirundo, Makamba, Muyinga et Mwaro. En 2019 les provinces Cibitoke, Karusi, Bubanza, Cankuzo, Ruyigi et Muramvya vont rejoindre le processus ; et en 2020 les provinces Ngozi, Rutana, Bujumbura Rural, Bujumbura Mairie, Bururi et Rumonge seront intégrées. Il a terminé son exposé sur le rappel de la séparation des fonctions dans le processus de mise en œuvre du FBP.

Dr Ndindurwaha Thaddée a quant à lui rappelé le rôle et la responsabilité du CPVV dans la mise en œuvre du FBP clinique et communautaire. De manière générale, le CPVV intervient dans la vérification et la validation des prestations sanitaires, la gestion des contrats, l’analyse des données et le suivi de la mise en œuvre du FBP au niveau décentralisé.

Préoccupations des Participants

Les participants ont eu l’opportunité de présenter leurs préoccupations majeures durant l’exercice de leur métier. En effet, il a été constaté par exemple une situation délicate lorsqu’un responsable d’un centre de santé refuse de signer le rapport de vérification. Une autre situation se présente lorsque l’autorité sanitaire donne l’injonction au CPVV de signer un contrat avec une formation sanitaire ne remplissant pas les conditions exigées par le manuel des procédures.

Dans de tels cas, il a été recommandé aux vérificateurs d’argumenter en s’appuyant sur les textes en vigueur. Ces derniers sont les preuves témoins du processus de mise en œuvre du FBP. Ainsi donc le vérificateur doit se conformer au contenu du manuel des procédures et veiller à ce que les discordances constatées soient précisées dans le rapport de validation.

Le représentant de L’Enabel a insisté sur le rôle du CPVV dans la gestion des contrats liés aux Plans d’Actions des formations sanitaires. Il a rappelé au CPVV de veiller à la mise en œuvre des Plans d’actions liées aux contrats. Les travaux de groupe ont été réservés aux questions techniques notamment les fiches où les données SIS sont incomplètes, les tentatives de fraude pour les indicateurs notamment PF, la complaisance lors de l’évaluation par pairs. Pour tous ces points des orientations ont été données

Les participants ont aussi échangé sur les indicateurs quantité et qualité au niveau du CDS. Des questions ont été soulevées entre autres
(i) l’indicateur en rapport avec la détermination de la charge virale réalisée seulement dans trois laboratoires sur tout le territoire national,
(ii) la définition de la DSNIS sur les journées d’hospitalisation et les consultations curatives chez les femmes enceintes ne prend pas en compte tous les cas définis dans le cadre de la gratuité surtout les cas du Post Partum ;
(iii) le problème de l’existence de deux canevas de rapport financier (l’un attaché de rapport SIS l’autre contenu dans le manuel des procédures de gestion administrative et financière et comptable des FOSA)

Sur tous ces aspects et d’autres non évoqués dans ce texte, les clarifications ont été données à l’ensemble de tous les participants.
Au niveau de l’hygiène en milieu de soins il a été recommandé d’observer la rigueur lors de l’évaluation pour emmener les responsables sanitaires à maintenir de façon permanente un état d’hygiène satisfaisant

Il a été recommandé aux vérificateurs d’éviter des confrontations au moment des séances de validation. La stratégie suggérée est celle de jouer le coaching de manière continue à commencer lors de l’élaboration des plans d’action. Le Coordonnateur a clôturé les travaux par des conseils pratiques notamment le travail en équipe et l’esprit des valeurs humaines et sociales au service public.

Point de vue d’un participant

Rwamaho Jean Pierre, coordonnateur du CPVV trouve les objectifs de l’atelier atteints. En effet, selon lui c’est la première fois que la CT-FBP organise un atelier où tous les vérificateurs des CPVV au niveau national se rencontrent et aient la même vision et la même compréhension sur les outils de mise en œuvre du FBP en l’occurrence les grilles d’évaluation.

A ses yeux, cet atelier a deux avantages (i) les anciens membres du CPVV viennent d’être recyclés (ii) tandis que les nouveaux recrutés sont formés. Comme cette activité a eu lieu en même temps, cela a permis à tous les vérificateurs des CPVV d’avoir une même attitude face à des difficultés liées au métier. Il a poursuivi en disant que les travaux de groupe, regroupant les différents membres des CPVV ont permis d’échanger d’expériences. D’après lui le processus de vérification sera désormais harmonisé car tous les vérificateurs CPVV ont les mêmes compréhensions sur les différents indicateurs.

Au sujet des rapports entre les vérificateurs et les prestataires de services de santé, Mr RWAMAHO précise que parfois ils sont tendus, parfois normaux. La situation d’incompréhension arrive autour des interprétations différentes sur les indicateurs contractualisés. Les prestataires des FOSA veulent que les vérificateurs valident des prestations qui ne correspondent pas au manuel des procédures. Par exemple le fait que les responsables des formations sanitaires demandent à prendre en compte des prestations des étudiants stagiaires de la faculté de médecine lors de l’évaluation. Avec cet atelier un éclairage y relatif est donné et l’on espère que des malentendus seront moins en moins observés. Le conflit d’intérêt pose aussi problème lorsque parmi l’équipe technique de vérification figure les régulateurs notamment lors de l’évaluation qualité jusque-là réalisée par les Bureaux Provincial de Santé. Si les explications sont convaincantes le problème est résolu. Enfin selon le coordonnateur du CPVV à Bubanza le processus de vérification connaît des améliorations remarquables.

Les tentatives de fraudes sont maîtrisées progressivement et la CT-FBP a mis en place le système de triangulation des informations qui permet de bien appréhender le problème dans toutes ses dimensions. Cette stratégie permet d’attribuer une note en toute transparence a-t-il précisé.

SAKAGANWA Jean Pierre